Comunicare in modo efficace con il proprio cliente
Una comunicazione chiara ed efficace è fondamentale in un rapporto cliente – libero professionista, in particolare per chi svolge il proprio lavoro da remoto.
Questo tema mi è da sempre particolarmente caro e lo considero essenziale per il buon svolgimento del proprio operato, sia quando lavoravo in azienda e ancora più oggi, che lavoro a distanza, #virtualexecutiveassistant, perché sono convinta che solo una buona comunicazione può garantire chiarezza ad entrambe le parti, riguardo aspettative, tempistiche, costi e risultati attesi.
Ma quali sono i passi essenziali per il raggiungimento di questo obiettivo?
Per esperienza, una chiara definizione dell’incarico e dei risultati attesi dal lavoro commissionato, è il primo, se non il più importante, passo per una collaborazione di successo. Quindi per prima cosa: Definire gli ambiti dell’incarico.
Come è fondamentale, per colui che deve svolgere il lavoro, ricevere il Materiale di supporto quali ladocumentazione e i riferimenti essenziali per adempiere in maniera corretta l’incarico desiderato, tanto quanto essere al corrente dei dettagli tecnici, stilistici o funzionali che il professionista deve rispettare. Per questo sono necessari i Requisiti specifici.
Inoltre non bisogna dimenticare tutto ciò che potrebbe diventare un Vincolo allo svolgimento delle attività, come le limitazioni di budget, le tempistiche non concordate, eventuali aspetti legali o normativi.
Chiarire questi passaggi in un brief scritto e dettagliato, che includa anche le aspettative ritenute spesso implicite, ma che non sempre lo sono, è un passo essenziale per iniziare una collaborazione con la giusta attitudine. Perché definire in modo preciso ciò che si desidera e ci si aspetta dall’incarico assegnato, evita di cadere in malintesi e revisioni eccessive durante lo svolgimento del lavoro.
Meglio un chiarimento di troppo, un aggiornamento periodico dello stato di avanzamento dei lavori, per individuare tempestivamente i possibili problemi; a volte potrebbe sembrare una perdita di tempo, ma spesso evita di non perderne troppo a collaborazione avviata.
Per un professionista, tutti questi passi fanno sì che possa
- Fornire un preventivo più accurato
- Facilitare la pianificazione del lavoro e il rispetto delle scadenze
- Creare un riferimento oggettivo per valutare la qualità del lavoro finale
- Ridurre lo stress e incomprensioni durante la collaborazione
E’ chiaro che se all’inizio non si può valutare al 100% come si svilupperà il rapporto di lavoro, partire con delle buone basi, grazie ad una comunicazione efficace, rappresenta un investimento di tempo che viene ripagato ampiamente nelle fasi successive di qualsiasi collaborazione professionale.
Impegnarsi per una comunicazione efficace aiuta ad avviare e mantenere collaborazioni più produttive e durature, riduce i malintesi e facilita le relazioni in un ambiente collaborativo.
Il fallimento di una relazione è quasi sempre un fallimento di comunicazione – Zygmunt Bauman
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