28 aprile 2025
“Elena, tu che lavoro fai?”
“Sono una Virtual Executive Assistant”.
Silenzio e uno sguardo come dire “e quindi?”
Inizio a spiegare, dicendo che sono un’Assistente di Direzione che opera da remoto, quindi il mio è un lavoro di ufficio, in parte amministrativo perché comprende la gestione di alcune mansioni tipiche della segreteria e soprattutto esecutivo per la diversità dei compiti assegnati e la modalità di affrontarli e realizzarli, normalmente seguendo l’amministratore delegato o il presidente o le figure apicali di un’azienda.
“Ah allora sei una segretaria”.
“Non esattamente o se vuoi sì, ma…”
Capisco che quando dico il mio titolo lavorativo, parlando soprattutto con persone non del settore, possa risultare non chiaro per tutti. Non è che il termine Assistente definisca in modo ”politicamente corretto” il mio ruolo, altrimenti direi Segretaria, anche se a volte il termine segretaria porta a sentirsi considerate come quella figura accessoria, talvolta denigrata o comunque non esaltata per le proprie capacità intellettive, tipica dell’immaginario collettivo e perpetuata nei film o in altre rappresentazioni e che raramente è mostrata per le sue reali responsabilità professionali.
Mi presento come assistente esecutiva perché questo ruolo è diverso da quello di segretaria o di assistente amministrativa o di office manager. Sicuramente tutti questi ruoli hanno dei compiti comuni e a volte il limite tra la definizione di un ruolo e l’altra è sottile, perché molto dipende dalle società per cui lavori e dalle loro esigenze.
Di fatto chi conosce la realtà di ufficio e chi è direttamente interessato, sa bene che vi sono delle differenze e che le denominazioni non sono date tanto per.
Nel mio caso inoltre sono Virtual perché svolgo molti dei compiti di un’assistente esecutiva tradizionale, lavorando da remoto. Un ruolo relativamente nuovo, una sorta di evoluzione della professione, dovuta grazie allo sviluppo costante delle tecnologie digitali e in risposta ai cambiamenti delle modalità di lavoro.
Quindi, per tornare alla domanda iniziale e rispondere nello specifico quali sono le competenze e le responsabilità principali del ruolo di una Virtual Executive Assistant, direi che le mansioni che meglio caratterizzano il mio lavoro, sono:
- Gestione avanzata dell’agenda – Non solo fissare appuntamenti, ma priorizzare strategicamente il tempo del cliente/dirigente, creando gli spazi per le attività critiche.
- Comunicazione esecutiva – Gestire le email di alto livello, redigere comunicazioni importanti, filtrare e organizzare la corrispondenza in base alla priorità e all’urgenza.
- Preparazione e analisi di documenti – Creare report, presentazioni e analisi di dati per supportare decisioni esecutive.
- Ricerca e sintesi delle informazioni – Raccogliere, organizzare e sintetizzare informazioni complesse in formati chiari per l’uso o l’integrazione del successivo lavoro del cliente/dirigente.
- Coordinamento interfunzionale – Fungere da ponte tra il proprio cliente/dirigente e la sua realtà lavorativa, coordinando progetti che coinvolgono più soggetti.
- Rappresentanza del cliente/dirigente – In alcune situazioni, rappresentare il proprio cliente/dirigente in riunioni meno critiche, prendere note e riferire le informazioni essenziali.
- Project management – Gestire i progetti specifici per conto del proprio cliente/dirigente, coordinare le scadenze e le consegne.
- Logistica complessa – Organizzare viaggi d’affari, eventi aziendali e conferenze.
Ciò che differenzia il ruolo di VEA da un assistente generico è anche nella modalità di gestione dei compiti assegnati. Da un’Executive Assistant ci si aspetta:
- Maggiore riservatezza e accesso a informazioni sensibili
- Capacità di prendere decisioni autonome nell’interesse del cliente/dirigente
- Conoscenza approfondita del settore e dell’azienda
- Maggiore proattività nell’anticipare esigenze e problemi
- Capacità di gestire relazioni di alto livello
Una consolidata esperienza professionale può permettere ad un’Executive Assistant di svolgere il proprio ruolo anche da remoto, garantendo uguale efficienza e professionalità come se lavorasse in sede.
Non ci si improvvisa Executive Assistant, non si può essere Executive Assistant o Assistente di Direzione all’inizio della propria carriera lavorativa. Bisogna aver una buona esperienza fatta sul campo, aver vissuto diverse realtà lavorative, aver affrontato e superato importanti problematiche e avere la capacità di vivere e superare gli eventuali fallimenti per migliorarsi e abbracciare possibili cambiamenti.
Grazie quindi a queste capacità, avvalorate dall’esperienza professionale e da una continua formazione, una VEA può moltiplicare l’efficacia del proprio cliente/dirigente, permettendogli di concentrarsi sulle attività a più alto valore aggiunto, mentre gestisce il resto delle responsabilità con competenza e discrezione.
Questo è il lavoro di una Virtual Executive Assistant, questo è il mio lavoro.
Elena Casalini
Virtual Executive Assistant | Business Events Management | Senior Executive Assistant
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